Zarządzenie nr 166/13 Burmistrza Miasta Zielonka z dnia 24 grudnia 2013 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego zarządzenia w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Zielonka.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA ZIELONKA

/tekst jednolity/

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§1

Regulamin określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Miasta w Zielonce.

§2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Burmistrzu – rozumie się przez to Burmistrza Miasta Zielonka;
2. Zastępcy Burmistrza – rozumie się przez to Zastępcę Burmistrza Miasta Zielonka;
3. Sekretarzu – rozumie się przez to Sekretarza Miasta Zielonka;
4. Skarbniku – rozumie się przez to Skarbnika Miasta Zielonka;
5. Gminie, Mieście – rozumie się przez to gminę miejską – Miasto Zielonka;
6. Urzędzie – rozumienie się Urząd Miasta Zielonka;
7. Radzie – rozumie się przez to Radę Miasta Zielonka;
8. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin;
9. Komórce organizacyjnej – rozumie się przez to podstawową komórkę organizacyjną Urzędu (wydział lub samodzielne stanowisko);
10. Naczelniku – rozumie się przez to Naczelników wydziału lub Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
11. Samodzielnych stanowiskach pracy – rozumie się przez to stanowiska jednoosobowe podległe bezpośrednio kierownictwu Urzędu;

Rozdział 2

Zakres działania i zadania Urzędu

§3

1. Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz wykonuje zadania spoczywające na gminie, a w szczególności:
   - zadania własne;
   - zadania zlecone z zakresu administracji rządowej
   - zadania związane z zakresem właściwości powiatu oraz zadania z zakresu właściwości województwa na podstawie porozumień, z tymi jednostkami samorządu terytorialnego;
2. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

§4

1. Kierownikiem urzędu jest Burmistrz.
2. Burmistrz jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Urzędu i kierowników innych jednostek organizacyjnych Miasta Zielonki.
3. Siedzibą Urzędu jest Miasto Zielonka.
4. Czas pracy Urzędu reguluje Regulamin Pracy.

Rozdział 3

Ogólne zasady organizacji i funkcjonowania Urzędu

§5

1. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą wyodrębnione komórki organizacyjne.
2. Podstawowymi komórkami organizacyjnymi Urzędu są:
   – Wydziały;
   – Urząd Stanu Cywilnego;
   – Samodzielne stanowiska;
   – Stałe lub doraźne zespoły merytoryczne powoływane przez Burmistrza do realizacji określonych zadań. Skład stałego zespołu zadaniowego, jego Koordynator/Kierownik oraz zakres zadań określany jest w zarządzeniu. Zespoły doraźne powoływane są w czasie narad Kierowników i nie wymagają formalizowania zarządzeniem.
3. Wydziałami kierują Naczelnicy.
4. Burmistrz może wyznaczyć z-cę Naczelnika, jeżeli wymaga tego specyfika działania wydziału.
5. W przypadku nie wyznaczenia Naczelnika komórki organizacyjnej, jego obowiązki wykonuje Burmistrz, zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik - według określonej w schemacie organizacyjnym podległości służbowej.
6. Schemat organizacyjny, który odzwierciedla strukturę organizacyjną Urzędu oraz podporządkowanie służbowe, stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

§6

Urząd działa według następujących zasad:

a) praworządności;
b) służebności wobec Społeczności Lokalnej;
c) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;
d) jednoosobowego kierownictwa;
e) podziału zadań pomiędzy kierownictwem Urzędu, poszczególnymi Wydziałami i Samodzielnymi Stanowiskami oraz wzajemnego współdziałania;

§7

1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do przestrzegania ochrony danych osobowych oraz innych danych wynikających z przepisów szczególnych w zakresie wykonywanych przez siebie zadań.

§8

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§9

1. Jednoosobowe kierownictwo opiera się na jednolitości wydawania poleceń i służbowego odporządkowania, podziału czynności dla poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Naczelnicy Wydziałów i samodzielne stanowiska zapewniają funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w swoich komórkach organizacyjnych oraz kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Wydziałów i całego Urzędu i ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem.
3. Naczelnicy poszczególnych Wydziałów są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.

§10

1. Wydziały i Samodzielne Stanowiska realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Wydziały i Samodzielne Stanowiska są zobowiązane do wzajemnego współdziałania w zakresie wymiany informacji i konsultacji.

Rozdział 4

Zasady podpisywania pism i obiegu korespondencji w Urzędzie

§11

1. Do podpisu Burmistrza zastrzeżone są następujące pisma:
   1) do organów administracji rządowej, samorządowej i odwoławczych;
   2) związane z kontaktami zagranicznymi;
   3) do organów wymiaru sprawiedliwości, z wyłączeniem spraw, w których udzielono pełnomocnictwa Radcy Prawnemu;
   4) odpowiedzi na skargi mieszkańców;
   5) odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych;
   6) pisma mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie, a dotyczące w szczególności:
   a) przyjmowania, zwalniania, awansowania, nagradzania i karania pracowników Urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych;
   b) wniosków o nadanie odznaczeń państwowych;
   c) podziału funduszu płac;
   d) udzielania urlopów bezpłatnych.
2. W okresie nieobecności Burmistrza dokumenty określone w ust. 1 podpisuje z-ca Burmistrza lub Sekretarz w zakresie udzielonych upoważnień.

§12

1. Burmistrz wydaje decyzje w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej.
2. Burmistrz może upoważnić innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji, o których mowa w ust.1.
3. Upoważnienia, o których mowa w ust. 2, udzielane są imiennie w formie pisemnej i nie mogą być przenoszone na innych pracowników, chyba że wymaga tego specyfika działania jednostki oraz konieczność sprawowania należytego nadzoru.

§13

1. Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik upoważnieni są do podpisywania:
   1) pism w sprawach wynikających z nadzoru sprawowanego nad wydziałami;
   2) decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w ramach upoważnień imiennych wydanych przez Burmistrza;
   3) pism w innych sprawach zlecanych przez Burmistrza.
2. Naczelnicy Wydziałów podpisują:
   1) pisma związane z bieżącą działalnością Wydziału, w tym zaświadczenia;
   2) decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w ramach indywidualnych upoważnień Burmistrza.

§14

Dokumenty przedstawiane do podpisu członkom kierownictwa Urzędu powinny być uprzednio parafowane i opieczętowane przez Naczelnika Wydziału oraz pracownika sporządzającego dokument lub kierownika gminnej jednostki organizacyjnej.

§15

1. Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym wykonują komórki organizacyjne Urzędu we własnym zakresie.
2. Czynności związane z doręczeniem korespondencji wewnątrz Urzędu dokonuje Biuro Obsługi Interesanta.
3. Obieg dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja opracowana przez Skarbnika i wprowadzona przez Burmistrza w drodze zarządzenia.
4. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje prawnie chronione określają przepisy szczególne.
5. Sposób obiegu dokumentów określa zarządzenie Burmistrza, a w pozostałych kwestiach rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Za całość zadań określonych powyżej odpowiada koordynator czynności kancelaryjnych.

Rozdział 5

Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta

§16

Do zadań burmistrza należy w szczególności:

1. realizacja zadań organu wykonawczego Gminy;
2. reprezentowanie Gminy na zewnątrz;
3. realizacja zadań kierownika zakładu pracy w rozumieniu ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. oraz o pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r.;
4. realizacja uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek podległych i nadzorowanych;
5. wydawanie decyzji indywidualnych w sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania decyzji z zakresu administracji publicznej;
6. koordynowanie działalności w zakresie:
7. obronności kraju i obrony cywilnej – sprawowanie funkcji szefa obrony cywilnej;
8. przeciwdziałania klęskom żywiołowym oraz usuwania ich skutków;
9. ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych;
10. bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
11. inicjowanie prac koncepcyjno-programowych nad rozwojem Gminy;
12. koordynowanie spraw związanych z kontaktami z innymi jednostkami samorządu terytorialnego, z instytucjami i organizacjami ;
13. nadzór nad realizacją inwestycji gminnych;
14. zwoływanie narad;
15. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przepisami prawa oraz uchwałami Rady.

§17

Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:

1. realizacja zadań określonych w § 16 w czasie nieobecności burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia przez burmistrza obowiązków;
2. nadzór nad powierzonymi komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy;
3. wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, w zakresie upoważnień udzielonych przez burmistrza;
4. składanie oświadczeń woli w imieniu Miasta Zielonka w zakresie udzielonych pełnomocnictw;
5. przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków;
6. współdziałanie z Radą, burmistrzem, sekretarzem, skarbnikiem, a także komórkami organizacyjnymi Urzędu nie podlegającymi nadzorowi zastępcy burmistrza;
7. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień burmistrza.

§18

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1. kontrola formalna prawidłowości i terminowości prowadzenia postępowań administracyjnych;
2. nadzorowanie opracowywania zakresów czynności przez naczelników Wydziałów;
3. organizowanie narzędzi informatycznych niezbędnych do prawidłowej pracy Urzędu i nadzór nad racjonalnym i prawnym ich wykorzystywaniem;
4. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr;
5. przedkładanie burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;
6. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością podległych wydziałów;
7. nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał;
8. opracowywanie projektów regulaminów, w tym organizacyjnego i innych dokumentów regulujących funkcjonowanie Urzędu;
9. realizowanie wg upoważnienia burmistrza polityki zarządzania zasobami ludzkimi;
10. (uchylony) 3)
11. wnioskowanie do burmistrza w sprawach awansowania, nagradzania i udzielania kar;
12. koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami;
13. nadzór nad prowadzoną w Urzędzie działalnością archiwalną;
14. zapewnienie prawidłowości publikowania aktów prawa miejscowego;
15. (uchylony) 3)
16. przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników urzędu;
17. organizowanie zasad właściwego przyjmowania, rozpatrywania i terminowego załatwiania skarg i wniosków;
18. przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy – sporządzanie testamentu;
19. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

§19

Do zadań Skarbnika należy:

1. przygotowywanie projektu budżetu Gminy;
2. nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy;
3. kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;
4. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości;
5. przygotowanie sprawozdania o wykonaniu budżetu oraz przygotowanie sprawozdania finansowego gminy;
6. współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej;
7. planowanie i koordynowanie prowadzenia kontroli finansowej jednostek organizacyjnych Gminy;
8. wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
9. opracowywanie okresowych i zleconych przez Burmistrza analiz dotyczących wykonywania budżetu;
10. dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
11. czuwanie nad prawidłowością obiegu dokumentów finansowo-księgowych;
12. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza;

Rozdział 6

Komórki organizacyjne Urzędu

§20 3)

1. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
   a. Wydział Inwestycji, Zarządu Dróg i Zamówień Publicznych – WIZ,
   b. Wydział ds. Funduszy Zewnętrznych – WFZ,
   c. Wydział Zagospodarowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomościami – WZG,
   d. Wydział Ochrony Środowiska – WOŚ,
   e. Wydział Administracji i Informatyki – WAI,
   f. Wydział Organizacyjny – WO,
   g. Urząd Stanu Cywilnego – USC,
   h. Wydział Finansowy – WF
   i. Wydział Spraw Społecznych – WS,
   j. Wydział Prawny – WP,
   k. Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego – AW;
   l. Samodzielne Stanowisko ds. obronnych, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego – OC,
   m.Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych – PIN,
   n. Samodzielne stanowisko ds. kontroli zarządczej – KZ;
   o. Samodzielne stanowisko ds. windykacji, egzekucji administracyjnej i współpracy z podmiotami zewnętrznymi – WE;
2. Komórki organizacyjne Urzędu przy załatwianiu spraw oznaczają pisma i decyzje właściwymi sobie sygnaturami, wskazanymi w ust. 1.
3. W skład Wydziału Administracji i Informatyki wchodzi Biuro Obsługi Interesanta podległe bezpośrednio Naczelnikowi Wydziału;

§21

Zadania wspólne dla wszystkich Wydziałów i Samodzielnych Stanowisk

1. Do zadań wspólnych należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizacyjnych na potrzeby organów gminy, a szczególności:

a) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań Urzędu wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady, zarządzeń i decyzji Burmistrza, rozstrzygnięć organów nadzoru;
b) przygotowywanie projektów aktów prawnych: uchwał Rady oraz zarządzeń
Burmistrza w sprawach wynikających z zakresu działania Wydziału;
c) opracowywanie projektów wytycznych dla jednostek organizacyjnych z określeniem zadań i czynności, jakie mają być podjęte oraz terminami ich wykonania i sporządzania sprawozdań;
d) opracowywanie propozycji do projektów programów rozwoju Miasta w zakresie działania Wydziału oraz ocen, analiz, informacji, sprawozdań i prognoz w tym zakresie;
e) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie decyzji w sprawach ndywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz realizacja postępowania egzekucyjnego;
f) opracowywanie projektów odpowiedzi na skargi, wnioski i postulaty i przedstawianie ich Burmistrzowi;
g) przyjmowanie interesantów i udzielanie im wyjaśnień i informacji;
h) ochrona przetwarzanych danych osobowych i ochrona informacji niejawnych;
i) przedstawianie przez Naczelników Wydziałów informacji o pracy Wydziału i podejmowanych przedsięwzięciach Burmistrzowi, z-cy Burmistrza, Sekretarzowi i Skarbnikowi na naradach;
j) udostępnianie informacji publicznej w sposób przewidziany prawem;
k) usprawnianie organizacji, metod i form pracy Wydziałów na rzecz właściwego i terminowego załatwiania indywidualnych spraw; l) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia i  doskonalenia zawodowego pracowników danego Wydziału;
m) występowanie z inicjatywą rozwiązań problemów zaistniałych w pracy Urzędu i funkcjonowania Gminy;
n) współudział w wykonywaniu zadań z zakresu Obronności, Obrony Cywilnej i Zarządzania Kryzysowego;
o) współpraca z samorządem województwa, powiatu, innymi jednostkami administracji rządowej i samorządowej, instytucjami oraz sąsiednimi gminami w zakresie działania wydziału bądź stanowiska.
p) sprawowanie i monitorowanie kontroli zarządczej przez wszystkich pracowników Urzędu na zajmowanych stanowiskach, z jednoczesnym powiadamianiem Sekretarza w przypadku wystąpienia zagrożeń przy realizacji zleconych zadań. Informacja ta powinna być zgodna z obowiązującym obiegiem dokumentów stosowanych w Urzędzie.
q) coroczna ocena ryzyka oraz określenie metod przeciwdziałania ryzyku w przypadku nieakceptowanego jego poziomu.

§22

Obowiązki naczelników komórek organizacyjnych Urzędu

1. Naczelnicy wydziałów i Urzędu Stanu Cywilnego, odpowiadają za realizację zadań w podległych sobie Wydziałach, a w szczególności za:
   1) kierowanie działalnością i prawidłową organizacją pracy wydziału, zgodnie z przepisami prawa,
   2) nadzorowanie prawidłowości, rzetelności i terminowości wykonywania zadań i załatwiania spraw przez podległych sobie służbowo pracowników,
   3) przeprowadzanie kontroli w ramach kontroli zarządczej w ramach sprawowanego nadzoru nad prawidłowością i terminowością wykonywanych zadań przez pracowników;
   4) dbanie o dyscyplinę pracy,
   5) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w ramach upoważnienia udzielonego przez burmistrza,
   6) opiniowanie urlopów wypoczynkowych podległych pracowników w tym wyznaczanie zastępstwa,
   7) przygotowywanie zakresów czynności podległych pracowników oraz zasad zastępstwa na poszczególnych stanowiskach pracy,
   8) planowanie wydatków na przewidywane zadania i utrzymanie podległych komórek organizacyjnych,
   9) inicjowanie zmian w zakresie poprawy jakości i efektywności pracy urzędu w tym w zakresie zmian w strukturze organizacyjnej urzędu;
   10) ścisłą współpracę z Naczelnikami innych Wydziałów,
   11) przygotowywanie sprawozdawczości wymaganej przez GUS i inne instytucje zewnętrzne.
2. Naczelnicy wydziałów przedkładają Burmistrzowi do podpisu opracowane projekty zarządzeń i pism, które muszą być:
   1) parafowane podpisem z lewej strony zakończonego teksu przez osoby sporządzające i kierownika komórki,
   2) natomiast w przypadkach szczególnie ważnych z uwagi na zabezpieczenie interesu gminy powinny być zaopiniowane przez radców prawnych.
3. Pisma powodujące zmiany w dochodach i wydatkach budżetowych powinny być uzgadniane ze Skarbnikiem lub Wydziałem Finansowym i parafowane przez Skarbnika lub Naczelnika ww. wydziału.
4. Do pieczęci i pieczątek używa się tuszu koloru czerwonego.

§23

1. Naczelnicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do współdziałania z organami kontroli państwowej, samorządowej i społecznej.
2. Naczelnicy są odpowiedzialni za terminowe sporządzanie projektów odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.

§24

Wydział Inwestycji, Zarządu Dróg i Zamówień Publicznych 3)

Do zadań Wydziału Inwestycji, Zarządu Dróg i Zamówień Publicznych należy w szczególności:

I. W zakresie zadań zarządcy dróg i mostów gminnych:

1. opracowanie projektów planów sieci drogowej;
2. prowadzenie spraw związanych z modernizacją, remontami, konserwacją i utrzymaniem lokalnych dróg, ulic i mostów,
3. planowanie oświetlenia miejsc publicznych i dróg znajdujących się na terenie Miasta;
4. bieżący nadzór nad konserwacją oświetlenia ulicznego i parkowego,
5. utrzymywanie prawidłowego stanu w oznakowaniu poziomym i pionowym ulic zgodnie z przepisami;
6. prowadzenie spraw związanych z inżynierią ruchu drogowego
7. prowadzenie ewidencji dróg miejskich i innego mienia komunalnego;
8. rozpatrywanie wniosków o pozwolenie na zajęcie pasa drogowego oraz naliczanie opłat z tego tytułu,
9. rozpatrywanie spraw związanych z umieszczaniem urządzeń nie związanych z infrastrukturą drogową oraz z udzielaniem zgody na lokalizację urządzeń w pasie drogowym;
10. dokonywanie okresowych pomiarów ruchu drogowego;

II. w zakresie inwestycji:

1. sporządzanie analiz, opinii ocen, prognoz potrzebnych do rozwoju gospodarczego gminy
2. opiniowanie projektów programów i zadań inwestycyjnych wnioskowanych przez jednostki organizacyjne miasta oraz wewnętrzne komórki organizacyjne urzędu,
3. opiniowanie projektów porozumień międzygminnych z samorządem wojewódzkim, powiatowym lub ich jednostkami organizacyjnymi w zakresie wspólnej realizacji przedsięwzięć inwestycyjnych na obszarze gminy,
4. nawiązywanie współpracy z organizacjami pozarządowymi i prywatnym sektorem gospodarki w zakresie wspólnej realizacji zadań publicznych o charakterze inwestycyjnym,
5. proponowanie indywidualnych propozycji rozwiązań inwestycyjnych,
6. sporządzenie, wdrożenie, monitoring realizacji ustaleń i aktualizacja Wieloletniego Planu Inwestycyjnego Gminy (WPI), 
7. współpraca z Wydziałem Finansowym dotycząca zapewnienia finansowania zadań inwestycyjnych,
8. współpraca z Wydziałem Funduszy Zewnętrznych w zakresie możliwości pozyskiwania funduszy pomocowych na inwestycje gminne.
9. opracowanie propozycji rocznych planów inwestycyjnych do projektu budżetu gminy i ich aktualizacja,
10. przygotowanie na potrzeby Skarbnika informacji potrzebnych do rocznych i wieloletnich planów inwestycyjnych wraz z ich aktualizacją,
11. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy celem uzyskania wszelkich dokumentów i informacji potrzebnych do realizacji procesu inwestycyjnego,
12. dokonywanie uzgodnień z innymi instytucjami zewnętrznymi i uzyskiwanie wszelkich zgód i warunków technicznych potrzebnych do realizacji procesu inwestycyjnego,
13. przygotowanie postępowań przetargowych w zakresie opisu przedmiotu zamówienia i szczególnych warunków związanych z danym postępowaniem przetargowym,
14. udział w pracach komisji przetargowych,
15. przygotowywanie umów związanych z procesem inwestycyjnym na wszystkich etapach tego procesu,
16. sprawowanie nadzoru inwestorskiego, a w uzasadnionych przypadkach kontrola nadzorów zleconych na zewnątrz urzędu,
17. prowadzenie całości dokumentacji związanej z zawartymi umowami w ramach wydziału,
18. prowadzenie spraw związanych z odbiorami pogwarancyjnymi inwestycji i remontów,
19. koordynowanie właściwego rozliczenia inwestycji,
20. udział w komisjach odbiorów częściowych i końcowych zadań remontowych i inwestycyjnych oraz komisjach wprowadzających wykonawców na plac budowy,
21. prowadzenie sprawozdawczości inwestycyjnej i rozliczeń finansowych inwestycji,
22. sporządzanie dokumentów przyjęcia środków trwałych (OT) i dokumentów przekazania środków trwałych (PT)
23. kontrola wydatków i bieżącego zaangażowania środków finansowych w zakresie kompetencji wydziału,
24. sporządzanie informacji dotyczących realizacji zadań wydziału dla potrzeb Burmistrza, zastępcy Burmistrza oraz Rady Miasta,
25. przygotowywanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej oraz na miejską stronę internetową,
26. przekazywanie do archiwum dokumentacji zakończonych inwestycji,
27. monitorowanie trwałości inwestycyjnej projektów unijnych.

III. w zakresie zamówień publicznych:

1. prowadzenie w całości spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych przez urząd powyżej wartości określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych odpowiednio do wybranego trybu postępowania i wartości przedmiotu zamówienia, a w szczególności:
   a) prowadzenie rejestru zamówień,
   b) organizowanie prac komisji przetargowej,
   c) uczestniczenie i nadzorowanie prac wszystkich komisji przetargowych urzędu na każdym etapie postępowania,
   d) prowadzenie dokumentacji postępowania określonej w przepisach ustawy – Prawo zamówień publicznych, pozostałych aktach prawnych oraz zatwierdzonymi przez Burmistrza regulaminami,
   e) archiwizowanie dokumentacji przetargowej,
2. prowadzenie postępowań związanych z udzielaniem zamówień publicznych przez urząd poniżej wartości określonej art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie określonym odrębnym regulaminem zatwierdzonym przez Burmistrza,
3. sporządzanie sprawozdań w zakresie realizowanych zadań dla potrzeb organów miasta i instytucji zewnętrznych,
4. sporządzanie zbiorczych planów zamówień publicznych w urzędzie, Udzielnie pomocy gminnym jednostkom organizacyjnym w zakresie organizowanych przetargów,
5. Wnioskowanie o przeprowadzanie szkoleń z zakresu tematyki zamówień publicznych dla pracowników urzędu, 
6. Współpraca pod względem merytorycznym z Wydziałem Funduszy Zewnętrznych w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie, a w przypadku uzyskania środków również przy ich wdrażaniu,
7. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego.

§25

Wydział ds. Funduszy Zewnętrznych

Do zadań Wydziału ds. Funduszy Zewnętrznych należy całokształt spraw związanych z pozyskiwaniem środków zewnętrznych, a w szczególności:

1. monitorowanie możliwości i warunków pozyskiwania finansowych środków zewnętrznych do realizacji zadań Miasta oraz gromadzenie tych informacji i ich propagowanie wśród gminnych jednostek organizacyjnych, organizacji pozarządowych oraz mieszkańców;
2. przygotowanie kompleksowej dokumentacji aplikacyjnej, w tym:
   a) analiza projektu pod kątem możliwości uzyskania dofinansowania;
   b) prowadzenie spraw związanych ze studiami wykonalności;
   c) opracowanie niezbędnych analiz i prognoz finansowych inwestycji przy współudziale z WIZ;
   d) przygotowanie dokumentów i załączników wymaganych przy złożeniu wniosków aplikacyjnych o dofinansowanie projektów z funduszy zewnętrznych;
   e) przygotowywanie dokumentów oraz kompletowanie załączników wymaganych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie realizacji projektu; 5)
   f) wsparcie merytoryczne podczas realizacji zatwierdzonego do realizacji projektu; 5)
3. pozyskiwanie środków z funduszy zewnętrznych i krajowych; 5)
4. opracowywanie projektów i wniosków aplikacyjnych przy współpracy ze stanowiskami merytorycznymi w celu pozyskania środków;
5. wsparcie merytoryczne przy realizacji i rozliczaniu zadań realizowanych po uzyskaniu środków z funduszy Unii Europejskiej i innych źródeł; 5)
6. współpraca w dziedzinie realizacji zadań wynikających z dokumentów strategicznych Miasta;
7. monitorowanie realizacji zapisów Strategii Zrównoważonego Rozwoju Gminy Miejskiej Zielonka.3)
8. współpraca przy tworzeniu dokumentów planistycznych:
   1) wieloletnich planów inwestycyjnych;
   2) planów rewitalizacji obszarów miejskich;
   3) strategii rozwoju i innych;
9. prowadzenie rejestru zadań realizowanych wraz z wykazem podstawowych danych charakterystycznych dla realizowanych zadań finansowanych z funduszy Unii Europejskiej i innych źródeł;
10. prowadzenie sprawozdawczości z zakresu realizacji zadań finansowanych z funduszy Unii Europejskiej i innych źródeł;

I. Ponadto do zadań wydziału należy:

1. przygotowanie materiałów do przetargów w zakresie zadań realizowanych przez wydział; 5)
2. analizowanie zmian w przepisach w zakresie zadań wykonywanych przez wydział;
3. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej oraz miejskiej strony internetowej;
4. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego;
5. prowadzenie czynności doradczych dla gminnych jednostek organizacyjnych oraz organizacji pozarządowych z zakresu aplikowania o fundusze zewnętrzne;

§26

Wydział Zagospodarowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomościami

Do zadań Wydziału Zagospodarowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomościami należy realizacja zagadnień wynikających z właściwych ustaw i przepisów wykonawczych a w szczególności:

I. w zakresie zagospodarowania przestrzennego:

1. dokonywanie okresowej oceny aktualności studium i planów miejscowych;
2. prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;
3. opiniowanie, składanie wniosków i uzgadnianie projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz projektów studiów uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego sąsiednich gmin. 3)
4. wnioskowanie o sporządzenie lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz prowadzenie tych spraw do czasu uchwalenia ich przez Radę;
   4a.przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta w sprawie przystąpienia do sporządzania miejscowego planu lub jego zmiany oraz projektów uchwał w sprawie przystąpienia do sporządzania zmiany studium 3)
   4b.prowadzenie procedur opracowywania zmiany studium oraz opracowywania miejscowych planów i ich zmian. 3)
5. prowadzenie spraw pod względem merytorycznym a związanych z postępowaniami przetargowymi mającymi na celu wyłonienie autorów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta;
6. wydawanie wypisów i wyrysów ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta oraz uchwalonych miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i prowadzenie rejestru wydanych wypisów i wyrysów;
7. wydawanie decyzji administracyjnych o warunkach zabudowy i o ich wygaśnięciu oraz prowadzenia ich rejestru. 3)
8. wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego i prowadzenie ich rejestru;
9. Prowadzenie spraw związanych z ustalaniem opłat planistycznych – wydawanie decyzji administracyjnych
10. opiniowanie projektów podziału nieruchomości pod kątem ich zgodności z miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego;
    10a. Opiniowanie na wniosek sądu projektów podziału nieruchomości pod kątem ich zgodności z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.3)
11. Wydawanie zaświadczeń o zgodności budowy z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, w przypadku obiektu budowlanego będącego w budowie albo wybudowanego bez wymaganego pozwolenia na budowę. 3)
    11a.Wydawanie zaświadczeń o zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.3)
    11b. Wydawanie postanowień o odmowie wydania zaświadczeń w żądanej treści. 3)
12. opiniowanie usytuowania projektowanych sieci technicznych uzbrojenia terenu (w tym ogrodzeń);
13. Sporządzanie i przekazanie dokumentacji prac planistycznych do kontroli prawnej Wojewody po uchwaleniu przez Radę planu miejscowego lub studium. 3)
    13a.Opiniowanie wniosków o zmianę obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz wniosków o zmianę studium. 3)

II. w zakresie gospodarki nieruchomościami;

1. prowadzenie spraw związanych z gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości, w tym:
   a) prowadzenie dokumentacji dotyczącej gminnego zasobu nieruchomości:
   b) prowadzenie rejestru (ewidencji) gminnego zasobu nieruchomości;
   c) prowadzenie całości spraw związanych ze zbywaniem w drodze przetargu i w trybie bezprzetargowym nieruchomości z gminnego zasobu nieruchomości;
   d) przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste, zarząd, użytkowanie i użyczenie;
   e) sprzedaż części nieruchomości niezbędnych dla poprawienia warunków zagospodarowania działek istniejących; 3)
   f) pozyskiwanie nieruchomości do gminnego zasobu;
   g) opiniowanie w sprawach zbywania i udostępniania nieruchomości
   gminnych i prowadzenie spraw w tym zakresie;
   h) sprzedaż nieruchomości na rzecz dzierżawców;
   i) realizacja roszczeń o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste i nieodpłatne przeniesienie prawa własności budynków,
   j) zamiana nieruchomości,
   k) sporządzanie aneksów dotyczących zmiany obowiązujących umów,
   l) przygotowywanie umów, prowadzenie rejestru umów.
   m) wystawianie, wysyłanie i prowadzenie rejestru faktur na podstawie zawartych umów oraz przesyłanie danych do Wydziału finansowego przy użyciu programu komputerowego,
   n) ujawnianie nabytego przez Gminę prawa własności (na podstawie prawomocnych postanowień sądu, ostatecznych decyzji podziałowych, decyzji wojewody) w postępowaniu wieczysto księgowym,
   o) przygotowywanie dokumentacji do wniosków do sądu o założenie ksiąg wieczystych dla gminnych nieruchomości,
   p) składanie wniosków do Wojewody Mazowieckiego o wydanie decyzji stwierdzającej nabycie z mocy prawa (art. 73 z dnia 13 października 1998 r. – przepisy wprowadzające administrację publiczną) własności gruntów zajętych pod drogi publiczne, przygotowywanie dokumentów do tych wniosków,
   r) składanie wniosków do Wojewody Mazowieckiego o stwierdzenie nabycia z mocy prawa nieruchomości na podstawie art. 18 ust. 1 z dnia 10 maja 1990 r. – przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych (komunalizacja),
   s) przygotowanie dokumentacji do wniosków o zasiedzenie,
   t) prowadzenie rejestru złożonych wniosków do sądu,
   u) prowadzenie rejestru rozpatrzonych wniosków przez sąd,
   w) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta i projektów zarządzeń Burmistrza, prowadzenie rejestru decyzji dot. gruntów ulicznych.
2. prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem wieczystym, w tym:
   a) przekształcenie prawa użytkowania wieczystego we własność;
   b) sprzedaż prawa własności na rzecz użytkowników wieczystych;
   c) aktualizacja opłat rocznych;
   d) udzielanie bonifikat od opłat rocznych;
   e) prowadzenie spraw związanych ze zmianą terminów zagospodarowania nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste;
   f) ustalenie obowiązków opłat za niezagospodarowanie nieruchomości w oznaczonym terminie;
3. prowadzenie innych spraw z zakresu przedmiotowego ustawy o gospodarce nieruchomościami;
4. prowadzenie spraw związanych ze scaleniem i podziałem nieruchomości, w tym prowadzenie spraw związanych z naliczaniem i poborem opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości uzyskanych w wyniku scalenia i podziału w porównaniu do wartości nieruchomości przed scaleniem i podziałem.
5. podziały i scalania nieruchomości na wniosek indywidualnych właścicieli lub z urzędu oraz prowadzenie rejestru wniosków o podział i wydanych decyzji z tego tytułu;
6. prowadzenie spraw związanych z rozgraniczeniem nieruchomości
7. prowadzenie spraw związanych z wypłatą odszkodowań za grunty przejęte na rzecz gminy na mocy decyzji zatwierdzających projekty podziału nieruchomości;
8. prowadzenie spraw związanych z wypłatą odszkodowań za grunty zajęte pod drogi publiczne;
9. prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem dokumentacji dot. wywłaszczenia gruntów na cele publiczne związane z zadaniami własnymi gminy;
10. współpraca ze starostą w sprawach związanych z wywłaszczeniami i zwrotami nieruchomości;
11. W zakresie geodezji i informacji przestrzennej:
    a) ustalanie numerów porządkowych z urzędu lub na wniosek zainteresowanych stron oraz zawiadamianie o tych ustaleniach właścicieli nieruchomości lub inne podmioty uwidocznione w ewidencji gruntów i budynków, które tymi nieruchomościami władają,
    b) prowadzenie ewidencji miejscowości, ulic i adresów oraz obsługa systemu teleinformatycznego (aplikacji internetowej) służącego do prowadzenia tej ewidencji,
    c) pozyskiwanie danych przestrzennych (dane mapy numerycznej) oraz danych opisowych ewidencji gruntów i budynków na potrzeby Urzędu z Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej oraz Wydziału Ewidencji Gruntów i Budynków Starostwa Powiatowego,
    d) obsługa oprogramowania, służącego do prezentacji danych przestrzennych (mapy numerycznej),
    e) obsługa i utrzymywanie aktualnej kopii bazy danych ewidencji gruntów i budynków udostępnianej na potrzeby Gminy Zielonka przez Starostwo Powiatowe,
    f) wykonywanie na podstawie ww. danych przestrzennych, analiz oraz opracowań opisowych i kartograficznych dla potrzeb Urzędu Miasta.
    g) prowadzenie ewidencji obiektów zabytkowych.

III. w zakresie gospodarki mieszkaniowej:

1. prowadzenie wszelkich spraw związanych z gospodarką mieszkaniową, w tym ewidencji zasobów mieszkaniowych;
2. organizowanie przeglądów technicznych budynków mieszkalnych będących własnością gminy;
3. nadzór nad prowadzeniem przez zarządców obiektów mieszkalnych Miasta książek obiektu budowlanego,
4. współpraca z różnymi instytucjami i organizacjami w sytuacjach kryzysowych;
5. przygotowywanie projektów regulaminów niezbędnych przy zarządzaniu mieniem miasta;
6. sporządzanie i weryfikacja robót wykonywanych na obiektach komunalnych;
7. rozliczanie najemców lokali komunalnych z płatności tj.: czynsz, energia elektryczna, gaz, wod.-kan.;
8. pozostałe zadania z zakresu gospodarki komunalnej:
   a) administrowanie i nadzorowanie utrzymaniem targowiska miejskiego,
   b) prowadzenie wszelkich spraw związanych ze stanem obiektów komunalnych;

IV. Ponadto do zadań wydziału należy:

1. sporządzanie planów dochodów i wydatków z zakresu działania wydziału na dany rok budżetowy;
2. analizowanie zmian w przepisach w zakresie zadań wykonywanych przez wydział;
3. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej oraz miejskiej strony internetowej;
4. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego;
5. Współpraca pod względem merytorycznym z Wydziałem Funduszy Zewnętrznych w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie, a w przypadku uzyskania środków również przy ich wdrażaniu.
6. Coroczne sporządzanie na dzień 31 grudnia każdego roku informacji o stanie mienia komunalnego uwzględniającego dochody i wydatki związane z gospodarowaniem mieniem.
7. Opracowywanie informacji statystycznych w zakresie swojego działania.
8. administrowanie i nadzorowanie utrzymaniem targowiska miejskiego,
9. prowadzenie wszelkich spraw związanych ze stanem obiektów komunalnych,

§27

Wydział Ochrony Środowiska 3)

Do zadań Wydziału Ochrony Środowiska należy realizacja zagadnień wynikających z właściwych ustaw i przepisów wykonawczych, a w szczególności:

I. w zakresie ochrony i kształtowania środowiska, gospodarki wodnej, ochrony zwierząt a w szczególności:

1. wydawanie decyzji na usuwanie drzew i krzewów, ustalanie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew, naliczanie opłat z tytułu wycinki,
2. przyjmowanie informacji o zakresie korzystania ze środowiska oraz o wysokości należnych opłat,
3. wydawanie decyzji nakazującej osobie eksploatację w ramach zwykłego korzystania ze środowiska wykonanie czynności zmierzających do ograniczenia ich negatywnego oddziaływania na środowisko oraz wstrzymujących użytkowanie instalacji w przypadku niedostosowania się do wymogów decyzji,
4. wydawanie decyzji nakładających na prowadzącego instalację obowiązku prowadzenia w określonym czasie pomiarów wielkości emisji oraz decyzji w sprawie ustalenia wymagań w zakresie ochrony środowiska dotyczących eksploatacji instalacji, z których emisja wymaga pozwolenia,
5. wydawanie decyzji zezwalających na prowadzenie hodowli lub utrzymywanie psa rasy uznawanej za agresywną, cofanie tych decyzji,
6. wydawanie decyzji w sprawach wyznaczania części nieruchomości umożliwiających bezpośredni dostęp do wody, celem powszechnego korzystania z wody,
7. wydawanie decyzji nakazujących właścicielom gruntów przywrócenie do stanu poprzedniego stosunków wodnych lub wykonanie urządzeń zapobiegających szkodom,
8. zatwierdzenie ugody właścicieli gruntów ustalającej zmiany stanu wód objętych powszechnym korzystaniem,
9. wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi włóknistych oraz prowadzenie nadzoru nad tymi uprawami,
10. prowadzenie postępowań w sprawie wydania decyzji „o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia”,
11. przygotowanie postanowień w sprawie opiniowania wniosków organów administracji publicznej,
12. prowadzenie spraw związanych z utylizacją odpadów zawierających azbest,
13. współpraca ze służbami weterynaryjnymi w zakresie profilaktyki chorób zwierząt,
14. prowadzenie nadzoru nad działaniami w stosunku do bezpańskich psów,
15. wnioskowanie o nadanie statusu pomników przyrody, bieżąca konserwacja drzew – pomników przyrody,
16. prowadzenie akcji i edukacji ekologicznej,
17. planowanie terenów zieleni na terenie Miasta,
18. utrzymanie terenów zieleni miejskiej,
19. utrzymanie urządzeń rekreacyjnych,
20. organizowanie działań w zakresie utrzymania zieleni niskiej i wysokiej, w tym wycinki drzew chorych lub zagrażających bezpieczeństwu,
21. nadzór nad przestrzeganiem przepisów o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
22. opiniowanie projektów prac geologicznych;
23. uzgadnianie koncesji na poszukiwanie lub rozpoznawanie złóż kopalin i wydobywanie kopalin ze złoża;
24. przyjmowanie zgłoszeń o zamiarze przystąpienia do wykonywania prac geologicznych;
25. opiniowanie planów łowieckich;

II. w zakresie spraw związanych z gospodarką odpadami oraz utrzymaniem czystości i porządku a w szczególności:

1. prowadzenie ewidencji i weryfikacji deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właścicieli nieruchomości,
2. kontrola prawidłowości i rzetelności składanych deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właścicieli nieruchomości,
3. pobór i ewidencja wpłat z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
4. wystawianie upomnień, wezwań do zapłaty oraz wystawianie tytułów wykonawczych z tytułu zaległości w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
5. przygotowanie projektów uchwał w sprawie Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy Zielonka,
6. przygotowanie projektów uchwał w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczania opłaty za zagospodarowanie odpadami komunalnymi przez właścicieli nieruchomości na terenie gminy Zielonka,
7. przygotowanie projektów uchwał w sprawie wzoru deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właścicieli nieruchomości,
8. przygotowanie projektów uchwał w sprawie wyboru metody ustalenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, oraz stawki opłaty,
9. przygotowanie projektów uchwał w sprawie ustalenia szczegółowego sposobu i zakresu świadczenia usług w zakresie odbierania i zagospodarowania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, na których zamieszkują mieszkańcy,
10. przygotowanie zaświadczeń o wpisie do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości położonych na terenie gminy Zielonka,
11. przygotowanie decyzji w sprawie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych z terenu gminy Zielonka,
12. utrzymanie prawidłowego stanu sanitarnego miasta oraz realizacji zadań wynikających z przepisów o porządku i czystości,
13. wydawanie decyzji nakazujących posiadaczom odpadów usunięcie odpadów z miejsc nieprzeznaczonych do ich składowania lub magazynowania,
14. opracowanie gminnych programów ochrony środowiska i planów gospodarki odpadami oraz przygotowywanie raportów z realizacji tych programów,
15. opracowywanie projektów decyzji zobowiązujących właścicieli nieruchomości do realizacji obowiązków wynikających z Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy Zielonka,
16. rozliczanie i nadzorowanie prawidłowości realizowania umowy na odbiór odpadów od mieszkańców przez firmę wyłonioną w wyniku postępowania określonego odrębnymi przepisami,
17. prowadzenie procedury przetargowej w zakresie merytorycznym związanej z wyłonieniem firmy odbierającej odpady od mieszkańców,
18. prowadzenie spraw zimowego utrzymania miasta;

III. Ponadto do zadań wydziału należy:

1. sporządzanie planów dochodów i wydatków z zakresu działania wydziału na dany rok budżetowy,
2. współpraca z Wydziale Finansowym w zakresie realizacji budżetu,
3. wystawianie i rozliczanie faktur,
4. przygotowanie materiałów do przetargów,
5. opracowywanie informacji statystycznych w zakresie swojego działania,
6. analizowanie zmian w przepisach w zakresie zadań wykonywanych przez wydział,
7. Współpraca pod względem merytorycznym z Wydziałem Funduszy Zewnętrznych w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie, a w przypadku uzyskania środków również przy ich wdrażaniu,
8. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej oraz miejskiej strony internetowej,
9. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego;

§28

Wydział Administracji i Informatyki

Do zadań Wydziału Administracji i Informatyki należy realizacja działań związanych z obsługą administracyjną, gospodarczą i informacyjną urzędu. W ramach wydziału zostaje wyodrębnione Biuro Obsługi Interesanta oraz stanowisko koordynatora czynności kancelaryjnych podległe bezpośrednio Naczelnikowi Wydziału.

I. w zakresie zadań dotyczących informatyzacji i bezpieczeństwa danych :

1. administrowanie siecią komputerową i bazami danych oraz infrastrukturami teleinformatycznymi zainstalowanymi w Urzędzie,
2. wdrażanie i modernizacja systemu informatycznego Urzędu,
3. zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania informatycznej struktury Urzędu,
4. nadzór nad sprzętem i oprogramowaniem komputerowym Urzędu w celu właściwego zabezpieczenia danych w systemie informatycznym,
5. stała aktualizacja instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych,
6. stała aktualizacja polityki bezpieczeństwa w zakresie opisu sposobu przepływu danych między systemami oraz struktury zbiorów ze wskazaniem pól informacyjnych i powiązań między nimi,
7. stała współpraca z administratorem danych osobowych i administratorem bezpieczeństwa informacji Urzędu w zakresie nadzoru nad przestrzeganiem zasad ochrony przetwarzania danych osobowych,
8. wykonywanie analiz i opinii z zakresu informatyzacji Urzędu,
9. planowanie przedsięwzięć informatycznych w Urzędzie,
10. opracowanie koncepcji strategii rozwoju systemów informatycznych w Urzędzie,
11. opracowanie i realizacja planów finansowych dotyczących informatyzacji w Urzędzie,
12. przygotowanie specyfikacji technicznej dotyczącej zakupu i konserwacji sprzętu komputerowego oraz wdrażanie oprogramowania,
13. zabezpieczenie i archiwizacja danych gromadzonych w Urzędzie,
14. prowadzenie rejestru licencji oprogramowania,
15. prowadzenie kart ewidencyjnych dla komputerów (środków trwałych),
16. realizacja prac w zakresie budowy, utrzymania i eksploatacji sieci transmisji danych,
17. bieżące monitorowanie i prowadzenie kontroli w zakresie stosowanego oprogramowania;
18. opracowanie projektu i planu w zakresie informatyzacji kontaktu urząd i mieszkaniec;
19. prowadzenie od strony technicznej witryny internetowej Urzędu, Biuletynu Informacji Publicznej oraz elektronicznego obiegu dokumentów,
20. administrowanie siecią internetową gminy,
21. udzielanie pomocy informatycznej merytorycznym stanowiskom pracy w zakresie niestandardowego wykorzystania systemów informatycznych,

Wyznaczony odrębnym zarządzeniem pracownik wydziału pełni zarazem funkcję administratora bezpieczeństwa systemów informatycznych.

II. w zakresie zadań dotyczących spraw administracyjno-gospodarczych:

1. prowadzenie sekretariatu, a w szczególności:
   1) obsługa biurowa burmistrza, zastępcy burmistrza oraz sekretarza miasta,
   2) prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej i wypływającej z sekretariatu,
   3) prowadzenie terminarza i organizacji spotkań burmistrza i zastępcy burmistrza,
   4) prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych i książki wyjść pracowników,
2. koordynacja działań związanych z aktualizacją Biuletynu Informacji Publicznej, a w szczególności:
   1) odpowiedzialność za funkcjonowanie BIP,
   2) terminowość publikowania informacji,
   3) aktualizacja niezbędnych danych w BIP na podstawie informacji otrzymanych od kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;
   4) przygotowywanie materiałów związanych z wydawaniem Biuletynu Informacji Publicznej,
   5) przenoszenie nieaktualnych informacji do archiwum utworzonego na stronie BIP.
3. prowadzenie spraw administracyjno-gospodarczych, a w szczególności:
   1) przygotowywanie projektu budżetu rozliczanego przez wydział,
   2) współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie realizacji budżetu,
   3) wystawianie i rozliczanie faktur oraz not księgowych,
   4) prowadzenie spraw związanych z bieżącą eksploatacją budynków Urzędu,
   5) planowanie niezbędnych prac remontowo-naprawczych i formułowanie wniosków w tym zakresie,
   6) zaopatrywanie w materiały i wyposażenie,
   7) prowadzenie księgi obiektu oraz współpraca z instytucjami kontrolującymi obiekty budowlane,
   8) planowanie i rozliczanie wydatków na utrzymanie obiektów wymienionych w punkcie 4,
   9) terminowe przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych,
   10) prowadzenie ewidencji przedmiotów nietrwałych,
4. zapewnienie czystości oraz schludnego wyglądu budynków urzędu miasta, dbałość o estetykę ich otoczenia,

III. Do zadań Biura Obsługi Interesanta należy w szczególności:

1. przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek,
2. prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej i wypływającej,
3. prowadzenie ewidencji przesyłek specjalnych i wartościowych,
4. prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
5. prowadzenie rejestru zleceń,
6. czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentów,
7. wysyłanie korespondencji i przesyłek,
8. informowanie o sposobie i trybie załatwiania spraw przez komórki Urzędu Miasta,
9. przekazywanie interesantom materiałów potrzebnych do załatwienia sprawy,
10. pomoc interesantom, przyjmowanie podań i wniosków oraz nadawanie biegu sprawom,
11. kontaktowanie interesantów z merytorycznymi pracownikami Urzędu,
12. udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania i wyjaśnianie wątpliwości interesantów,
13. przyjmowanie wpłat dochodów podatkowych i niepodatkowych kartą płatniczą. 3)

IV. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych – archiwisty należy w szczególności:

1. Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie m.in. w zakresie:
   1) doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw;
   2) właściwego zakładania spraw;
   3) prowadzenia akt spraw;
2. Prowadzenie archiwum, a w szczególności:
   1) prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i ustawą o zasobie archiwalnym i archiwach,
   2) udział w komisjach zdawczo-odbiorczych,
   3) przyjmowanie do archiwum dokumentów związanych z wyborami i referendami i ich likwidowanie zgodnie z zarządzeniami Państwowej Komisji Wyborczej,

V. Ponadto do zadań wydziału należy:

1. sporządzanie planów dochodów i wydatków z zakresu działania wydziału na dany rok budżetowy;
2. przygotowanie materiałów do przetargów;
3. analizowanie zmian w przepisach w zakresie zadań wykonywanych przez wydział;
4. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej oraz miejskiej strony internetowej;
5. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego;
6. Współpraca pod względem merytorycznym z Wydziałem Funduszy Zewnętrznych w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie, a w przypadku uzyskania środków również przy ich wdrażaniu. 3)

§29

Wydział Organizacyjny 3)

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należą w szczególności działania dotyczące organizacji obsługi Rady Miasta, spraw kadrowo-płacowych oraz innych zadań z zakresu organizacji urzędu przewidzianych właściwymi przepisami ustaw i rozporządzeń wykonawczych

I. Biuro Rady Miasta w zakresie prowadzenia obsługi Rady Miasta Zielonka 3)

1. obsługa kancelaryjno-biurowa oraz merytoryczna Rady i jej organów,
2. organizacja sesji, narad i spotkań zwoływanych przez Przewodniczącego Rady,
3. prowadzenie rejestru i właściwe rozsyłanie uchwał Rady, współpraca w zakresie zapewnienia terminowego przygotowania przez Naczelników Wydziałów materiałów na sesje Rady i posiedzenia Komisji;
4. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych;
5. czuwanie nad terminowym załatwianiem wniosków komisji i interpelacjami radnych,
6. koordynowanie realizacji zadań wynikających z uchwał Rady i wniosków komisji Rady;
7. przedkładanie uchwal rady organom nadzoru w ciągu 7 dni od uchwalenia;
8. udostępnienie do publicznego wglądu uchwał i protokołów Rady;
9. współpraca przy organizowaniu konsultacji społecznych na temat projektów rozstrzygnięć Rady oraz przyjmowanie opinii na ten temat
10. prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej do i wypływającej z Rady,
11. realizacja zadań związanych z wszelkiego rodzaju wyborami oraz referendum,
12. przygotowanie projektu budżetu Rady Miasta,
13. monitorowanie wydatków budżetu Rady Miasta przy współpracy Wydziału Finansowego,

II. w zakresie spraw kadrowych:

1. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych oraz kierowników gminnych osób prawnych, a w szczególności:
   a) opracowywanie polityki gospodarowania kadrami
   b) analizowanie rozmieszczenia kadr, absencji chorobowej i innej, prowadzenie dokumentacji ruchu kadr, warunków pracy i płacy zatrudnionych, czasu zatrudnienia i świadczeń pracowniczych
   c) załatwianie spraw związanych z angażowaniem i zwalnianiem pracowników,
   d) prowadzenie działań z zakresu dyscypliny pracy,
   e) prowadzenie wszelkich spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych pracowników i ich rodzin, spraw emerytalnych i rentowych,
   f) badanie rynku pracy w celu wyszukiwania potencjalnych kandydatów,
   g) współpraca z Urzędami Pracy, w tym refundacja kosztów,
   h) sporządzanie obowiązującej dokumentacji dotyczącej zatrudnienia dla urzędów administracji państwowej i samorządowej,
   i) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
   j) prowadzenie spraw związanych z okresowymi ocenami pracowników,
   k) przygotowywanie informacji pod kątem Biuletynu Informacji Publicznej.
2. prowadzenie spraw związanych z ewidencją i sprawozdawczością bezosobowego funduszu płac,
3. prowadzenie dokumentacji i organizowanie naboru na stanowiska urzędnicze i kierownicze w Urzędzie,
4. prowadzenie statystyki i sprawozdań w ww. zakresach,
5. prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych,
6. opracowanie projektu i aktualizacja regulaminu pracy,
7. ścisła współpraca ze stanowiskiem ds. płac w ww. zakresach,
8. naliczanie diet Radnych;
9. współdziałanie z lekarzami sprawującymi profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
10. ścisła współpraca z inspektorem ds. BHP,.

III. w zakresie spraw rozliczeń płacowych :

1. prowadzenie spraw związanych z realizacją, ewidencją i sprawozdawczością wydatków osobowych, a w szczególności:
   1) naliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu i sporządzanie list płac i kart wynagrodzeń,
   2) naliczanie diet dla członków zarządu Rad Osiedli, akcji gaśniczych OSP i innych oraz sporządzanie list,
   3) naliczanie stypendiów, naliczanie innych składników wynagrodzeń i sporządzanie list zgodnie z obowiązującymi przepisami płacowymi, przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
   prowadzenie rozliczeń z ZUS, Urzędem Skarbowym, Urzędem Pracy i PFRON.
2. prowadzenie spraw związanych z realizacją, ewidencją i sprawozdawczością bezosobowego funduszu płac, a w szczególności:
   1) naliczanie i rozliczanie wynagrodzeń z tytułu tych umów,
   2) prowadzenie rozliczeń z ZUS i US.
3. prowadzenie statystyki i sprawozdań w w/w zakresach,
4. stała kontrola wykonania funduszu płac,

IV. pozostałe zadania dotyczące organizacji urzędu:

1. prowadzenie kontroli zarządczej w Urzędzie w zakresie:
   a. realizacji uchwał Rady oraz wniosków komisji Rady;
   b. terminowego załatwiania indywidualnych spraw oraz skarg i wniosków;
2. organizacja załatwiania skarg i wniosków;
3. osoba zatrudniona na stanowisku Naczelnika wydziału pełni zarazem funkcję pełnomocnika ds. danych osobowych (administratora bezpieczeństwa informacji) i jest zobowiązana do wypełniania obowiązków przewidzianych we właściwych przepisach z zakresu ochrony danych osobowych oraz danych informatycznych;
4. prowadzenie centralnego rejestru umów i porozumień;
5. wykonywanie zadań z zakresu ochrony zdrowia oraz zadań przypisanych organowi założycielskiemu Miejskiego Ośrodka Zdrowia w Zielonce;
6. Współpraca pod względem merytorycznym z Wydziałem Funduszy Zewnętrznych w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie, a w przypadku uzyskania środków również przy ich wdrażaniu; 3)
7. analizowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie zadań wykonywanych przez wydział;
8. ścisła współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie realizacji budżetu;
9. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu informacji Publicznej oraz miejskiej strony internetowej;
10. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego.

§30

Urząd Stanu Cywilnego

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy realizacja zagadnień wynikających z właściwych ustaw i przepisów wykonawczych a w szczególności:

I. w zakresie zadań właściwych dla ustalenia statusu stanu cywilnego obywatela:

1. prowadzenie rejestracji stanu cywilnego poprzez sporządzanie aktów stan cywilnego i skorowidzów urodzeń, małżeństw i zgonów,
2. przechowywanie własnych ksiąg stanu cywilnego, wtóropisów, skorowidzów oraz akt zbiorowych stanu cywilnego,
3. podejmowanie rozstrzygnięć (decyzji, postanowień) dotyczących:
   1) prostowania oczywistych błędów pisarskich,
   2) uzupełniania aktów,
   3) transkrypcji aktu sporządzonego za granicą,
   4) odtworzenia aktu sporządzonego za granicą,
   5) sporządzenia aktu, jeśli zdarzenie (urodzenie, małżeństwo, zgon) nastąpił za granicą i nie został zarejestrowany w zagranicznych księgach stanu cywilnego,
   6) skrócenia terminu oczekiwania na ślub,
   7) odtworzenia aktu stanu cywilnego z ksiąg, które zaginęły lub uległy zniszczeniu,
   8) przekazania sprawy, jeżeli organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie,
   9) udostępniania upoważnionym przedstawicielom organów państwowych oraz instytucji naukowych w celu przeglądania ksiąg,
   10)Zmiana imienia i nazwiska. 3)
4. wydawanie zaświadczeń:
   1) o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa przez obywatela polskiego za granicą,
   2) stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
   3) o wpisach dokonanych w księgach lub o ich braku,
5. wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego,
6. dokonywanie przypisków w aktach stanu cywilnego,
7. przyjmowanie oświadczeń i dokonywanie wzmianek w aktach stanu cywilnego:
   1) o uznaniu ojcostwa dziecka narodzonego i dziecka poczętego, 3)
   2) o zmianie imion (imienia) dziecka,
   3) o nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
   4) o wstąpieniu w związek małżeński,
   5) o nazwisku (nazwiskach) noszonych po zawarciu małżeństwa,
   6) o uznaniu dziecka i zaprzeczeniu ojcostwa (na podstawie wyroków sądowych),
   7) o zmianie imienia i nazwiska,
8. korespondencja z polskimi placówkami konsularnymi,
9. sprawy związane z wręczaniem “Medali Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie”,
10. (wykreślone) 3)
11. sporządzanie testamentów,
12. analizowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie zadań wykonywanych przez USC,

II. w zakresie zadań dotyczących działalności gospodarczej:

1. w zakresie działań własnych:
   1) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem i cofaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
   1a)przygotowywanie projektów zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz wykonywanie innych czynności wynikających z ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. 2012.1356 j.t.), w tym:
   – przyjmowanie od przedsiębiorców oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim,
   – kontrola prawidłowości opłat wnoszonych za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
   – powiadamianie przedsiębiorców o obowiązku wnoszenia zaległych opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych 3)
   2) współpraca z Miejską Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
   3) (wykreślone) 3)
   4) współpraca z organami kontroli zewnętrznej i udzielanie im informacji,
   5) prowadzenie rejestru i udzielanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
   6) (wykreślone) 3)
   7) przygotowanie danych do sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach środków publicznych.
2. w zakresie zadań zleconych:
   1) sprawy działalności gospodarczej i zezwoleń, a w szczególności:
   a) udzielanie informacji o zasadach wpisu, zmiany, zawieszenia, wznowienia oraz wykreślenia w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki a także o innych obowiązkach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej,
   b) wykonywanie czynności związanych z ewidencją działalności gospodarczej,
   c) przyjmowanie wniosków dotyczących wpisu, zmiany, zawieszenia, wznowienia oraz wykreślenia w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, przesyłanie wniosków do CEIDG, a także ich archiwizacja,
   d) przygotowywanie projektów zaświadczeń, w rozumieniu Działu VII Kodeksu postępowania administracyjnego, w zakresie przedsiębiorców wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej,
   2) inspirowanie działań i współdziałanie z organami kontroli w przypadkach działalności gospodarczej mogącej stanowić zagrożenie dla ludności i środowiska naturalnego,
   3) współpraca z Urzędem Skarbowym, Wojewódzkim Urzędem Statystycznym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Terenową Stacją Sanitarno-Epidemiologiczną i innymi instytucjami w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

III. w zakresie spraw obywatelskich:

1. w zakresie zadań zleconych:
   1) realizacja zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych, zgłaszanie pobytu, prowadzenie ewidencji kartotekowej i komputerowej mieszkańców gminy, sporządzanie wykazów, prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem decyzji administracyjnych odnośnie wymeldowań i zameldowań) współpraca z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, Wojewódzkim Bankiem Danych „PESEL”,
   2) (wykreślone) 3)
   3) realizacja zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu oraz burmistrza, rad gmin, powiatu i sejmików wojewódzkich oraz przeprowadzenia referendum,
   4) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość i prowadzenie spraw z tym związanych,
   5) prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem danych ze zbioru danych osobowych wynikających z ustawy o ochronie danych,
   6) prowadzenie i bieżąca aktualizacja rejestru wyborców,
   7) współudział w pracach związanych z przeprowadzeniem Narodowego Spisu Powszechnego Ludności i Mieszkań.

IV. Ponadto do zadań wydziału należy:

1. Naczelnik Wydziału sprawuje nadzór nad siedzibą urzędu przy ulicy Staszica w Zielonce.
2. Opracowywanie obowiązkowych sprawozdań miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych oraz terminowe składanie ich w GUS lub Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie;
3. Analizowanie zmian w przepisach w zakresie zadań wykonywanych przez wydział;
4. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej oraz miejskiej strony internetowej;
5. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego;

§31

Wydział Finansowy

Do zadań Wydziału Finansowego należy realizacja zagadnień wynikających z właściwych ustaw i przepisów wykonawczych a w szczególności:

I. w zakresie planowania i analiz należy w szczególności:

1. przygotowywanie analiz finansowych oraz prognoz budżetu z uwzględnieniem prognozy długu,
2. przygotowanie materiałów do opracowania rocznego budżetu gminy,
3. przygotowanie dla podległych jednostek i komórek organizacyjnych Urzędu informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych,
4. przygotowanie materiałów dotyczących gospodarki finansowej gminy do wniosków o kredyty i pożyczki,
5. przygotowanie materiałów do informacji o przebiegu wykonania budżetu gminy za I półrocze,
6. przygotowanie materiałów do sprawozdania rocznego z wykonania budżetu gminy,
7. (wykreślone),3)
8. przygotowanie dla jednostek podległych informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu,
9. (wykreślone),3)
10. wprowadzanie danych do Biuletynu Informacji Publicznej,
11. przesyłanie uchwalonego rocznego budżetu gminy do RIO w programie BESTIA oraz zmian w planie budżetu,
12. (wykreślone), 3)
13. współpraca z wydziałami i jednostkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie zmian w budżecie,
14. sporządzanie prognoz długu gminy,
15. prowadzenie rejestru zaciągniętych kredytów i pożyczek oraz udzielonych pożyczek i poręczeń,
16. sporządzanie sprawozdań z zakresu zaciągniętych pożyczek i kredytów oraz udzielonych pożyczek,
17. terminowe sporządzanie przelewów związanych z zaciągniętymi kredytami i pożyczkami,
18. analizowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie finansów publicznych,
19. przygotowanie wniosków o kredyty i pożyczki przy współpracy z właściwym wydziałem ds. inwestycji,
20. prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania;3) .

II. w zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej należy w szczególności:

1. prowadzenie księgowości organu finansowego gminy,
2. prowadzenie księgowości wydatków,
3. sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym oraz raportów kasowych,
4. rozliczanie dochodów i środków na wydatki,
5. rozliczanie dochodów z zadań zleconych i środków z dotacji na te zadania,
6. sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości budżetowej i finansowej,
7. sporządzanie bilansu z wykonania budżetu,
8. prowadzenie obsługi bankowej oraz współpraca z bankiem wykonującym obsługę Urzędu,
9. prowadzenie księgowości dochodów stanowiących wpływy z tytułu podatków i innych dochodów pozyskiwanych przez Urząd,
10. okresowe uzgadnianie sald zaległości i nadpłat,
11. naliczanie odsetek od nieterminowych płatności,
12. sporządzanie przelewów bankowych,
13. rozliczanie zadań zleconych i powierzonych finansowanych z dotacji celowych, kontrola finansowa rozliczania dotacji udzielanych,
14. przyjmowanie i weryfikacja sprawozdań budżetowych i finansowych jednostek budżetowych,
15. sporządzanie sprawozdawczości budżetowej;
16. sporządzanie sprawozdań finansowych Urzędu jako jednostki budżetowej oraz sprawozdań finansowych skonsolidowanych wg właściwych przepisów;
17. prowadzenie ewidencji i rozliczanie Funduszu Świadczeń Socjalnych, depozytów i innych wartości pieniężnych,
18. archiwizowanie dowodów finansowo-księgowych,
19. prowadzenie i rozliczanie MKRPA;

III. w zakresie podatków i opłat :

1. wymiar podatku od nieruchomości dla osób fizycznych oraz prowadzenie

postępowań podatkowych w zakresie ustalania zobowiązania podatkowego,

uchylenia lub zmiany decyzji wymiarowej,

2. prowadzenie ewidencji analitycznej wymiaru podatku od nieruchomości dla

osób prawnych - na podstawie składanych deklaracji podatkowych,

3. prowadzenie ewidencji wymiaru podatku od środków transportu - na

podstawie składanych deklaracji podatkowych,

4. prowadzenie ewidencji analitycznej pozostałych podatków i opłat,

5. kontrola poprawności składanych deklaracji, prowadzenie postępowań

podatkowych

w zakresie określenia zobowiązań podatkowych,

6. wszczynanie z urzędu postępowań podatkowych mających na celu

ustalenie/określenie zobowiązania podatkowego,

7. opracowywanie decyzji w zakresie orzekania, stosowania ulg, odroczeń

podatków

i opłat,

8. prowadzenie ewidencji podatkowej nieruchomości i jej bieżąca aktualizacja na

podstawie danych z ewidencji gruntów,

9. prowadzenie spraw związanych z poborem i ewidencją wpłat opłaty

skarbowej,

10. prowadzenie spraw związanych z poborem i księgowością opłaty targowej,

11.prowadzenie księgowości podatkowej oraz użytkowania wieczystego, wykupu

i przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, obsługi

informacyjnej, w tym analiza zaległości i nadpłat na poszczególnych kontach,

12.prowadzenie windykacji zaległości w zakresie podatków i innych opłat,

wysyłanie upomnień, wezwań do zapłaty oraz wystawianie tytułów

wykonawczych, zgłoszeń wierzytelności oraz sporządzanie wniosków o wpis

do hipoteki,

13.prowadzenie windykacji zaległości należności innych niż podatkowych i tytułu

opłat we współpracy z pozostałymi wydziałami urzędu;

14.dokonywanie rozliczeń podatników z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości,

15.dokonywanie odpisów aktualizujących należności budżetowe na dzień

bilansowy,

16. naliczanie odsetek od należności wymagalnych na koniec każdego kwartału,

17.prowadzenie postępowania podatkowego i przygotowanie projektów decyzji

w sprawach dotyczących udzielania ulg, odroczeń, umorzeń i rozłożenia na

raty zobowiązań podatkowych oraz z tytułu wieczystego użytkowania,

18.prowadzenie spraw związanych z wydawaniem przez organ podatkowy

zaświadczeń

o nie zaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości, prowadzenie

rejestru wydanych zaświadczeń,

19.współpraca z organami podatkowymi, organami ścigania, prokuraturą, innymi

jednostkami organizacyjnymi i komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie

powierzonych obowiązków,

20. sporządzanie miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań budżetowych

dotyczących realizacji podatków i innych opłat,

21. sporządzanie kwartalnych sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we

wpłatach środków publicznych we współpracy z wydziałem właściwym w

zakresie działalności gospodarczej;

22. sporządzanie sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej,

23.opracowywanie projektów planu dochodów z podatków i opłat lokalnych,

24.prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania,

25. kontrola przychodów opłaty targowej,

26. przyjęcia interesantów i wyjaśnianie spraw,

27. naliczanie stopy redyskonta z tytułu ratalnej sprzedaży nieruchomości. 3)

IV. Ponadto do zadań wydziału należy:

1. przygotowanie materiałów do przetargów ;

2. analizowanie zmian w przepisach w zakresie zadań wykonywanych przez

wydział;

3. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej

oraz miejskiej strony internetowej;

4. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego;

4a. nadzór nad kasą i księgowością projektów unijnych. 3)

§32

Wydział Spraw Społecznych 3)

Do zakresu działania Wydziału należy całokształt spraw związanych z tworzeniem,

wdrażaniem i monitorowaniem dokumentów planistycznych dotyczących sfery

społecznej, z funkcjonowaniem oświaty, kultury, sportu, współdziałania z organizacjami

pozarządowymi, przedstawicielami środowisk lokalnych i jednostek pomocniczych

Miasta, sprawy związane z komunikacją z mieszkańcami, promocją Miasta, a w

szczególności:

I. w zakresie planowania rozwoju lokalnego:

1. wspieranie administracyjne opracowania wieloletnich dokumentów

planistycznych dotyczących sfery społecznej;

2. wspieranie procesów wdrażania wieloletnich dokumentów planistycznych

dotyczących sfery społecznej;

3. monitorowanie treści dokumentów planistycznych wyższego szczebla

dotyczących sfery społecznej.

II. w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi:

1. tworzenie i monitorowanie realizacji rocznych programów współpracy gminy z

organizacjami pozarządowymi pod względem merytorycznym i finansowym,

2. przyjmowanie wniosków, inicjatyw, ankiet, uwag i propozycji kierowanych do

organów gminy przez organizacje pozarządowe,

3. inicjowanie nowych form współpracy z organizacjami pozarządowymi,

4. projektowanie oraz nadzorowanie rozdziału i wydatkowania środków

finansowych przeznaczonych na działalność pożytku publicznego w ramach

współpracy z organizacjami pozarządowymi,

5. kontrolowanie wydatkowania dotacji przyznawanych organizacjom

pozarządowym,

6. prowadzenie procedur związanych z konkursami na realizację zadań

publicznych dla podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego,

7. przygotowywanie umów pomiędzy gminą a organizacjami pozarządowymi

realizującymi zadania pożytku publicznego,

8. rozliczanie dotacji przyznanych na realizację zadań publicznych dla

podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego,

9. obsługa administracyjna Gminnej Rady Sportu, Zespołu konsultacyjnodoradczego

w zakresie pożytku publicznego i innych zespołów doradczych

Burmistrza,

10.prowadzenie konsultacji projektów aktów prawa miejscowego z organizacjami

pozarządowymi

III. w zakresie kultury, sportu i spraw społecznych:

1. prowadzenie spraw związanych z Kartą Dużej Rodziny oraz Powiatową Kartą

Rodziny,

2. podejmowanie wspólnie z organizacjami społecznymi, innymi instytucjami i

placówkami ochrony zdrowia działań w zakresie promocji zdrowia,

3. współpraca z placówkami służby zdrowia działającymi na terenie gminy,

4. prowadzenie działań z zakresu promocji zdrowia,

5. przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawie przeprowadzania

imprez masowych na terenie gminy zgodnie z przepisami,

6. przygotowywanie decyzji administracyjnych w sprawie przeprowadzania

zbiórek publicznych na terenie gminy zgodnie z przepisami,

7. prowadzenie Rejestru Instytucji Kultury,

8. współdziałanie i koordynowanie wspólnych działań placówek oświaty i

zdrowia,

9. współpraca z radami rodziców, radami szkół, harcerzami, kombatantami i

innymi środowiskami społecznymi,

10.prowadzenie spraw związanych z miejscami pamięci narodowej,

11.prowadzenie spraw nie będących w kompetencji innych jednostek

organizacyjnych, obejmujących kilka obszarów społecznych,

12.prowadzenie spraw z zakresu przyznawania stypendiów i nagród sportowych i

współpraca w tym zakresie z zespołem ds. stypendiów i nagród sportowych,

13.prowadzenie spraw z zakresu przyznawania stypendiów dla

niepełnosprawnych studentów szkół wyższych i uczniów szkół policealnych,

14.prowadzenie spraw związanych z rozwojem turystyki;

IV. w zakresie edukacji i wychowania dzieci i młodzieży:

1. opracowywanie projektów pierwszych statutów tworzonych przedszkoli, szkół

podstawowych i gimnazjów,

2. współpraca z organem nadzoru pedagogicznego w zakresie funkcjonowania

przedszkoli, szkół i gimnazjum oraz realizacji polityki oświatowej Miasta,

3. prowadzenie całokształtu działań związanych z rejestracją żłobków i innych

form opieki dla dzieci do lat 3 na terenie Miasta zgodnie z właściwymi

przepisami,

4. prowadzenie innych spraw związanych z oświatą a nie objętych działaniem

statutowym Zespołu Ekonomiczno- Administracyjnego Szkół,

5. prowadzenie spraw związanych z nagrodami Burmistrza,

6. prowadzenie spraw związanych z imprezami pod patronatem Burmistrza.

V. w zakresie komunikacji z mieszkańcami i promocji Miasta:

1. prowadzenie strony internetowej Miasta,

2. przygotowywanie informacji dla środków masowego przekazu,

3. administracja portali społecznościowych prowadzonych przez Urząd Miasta

Zielonka,

4. prowadzenie kampanii społecznych,

5. koordynowanie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej,

6. prowadzenie konsultacji społecznych,

7. przegląd prasy pod kątem informacji dotyczących zakresu działań gminy,

8. opracowywanie publikacji, folderów, kalendarzy i innych materiałów

promocyjnych Miasta,

9. współpraca z Ośrodkiem Kultury i Sportu przy organizacji imprez i

uroczystości miejskich,

10.skład i przygotowywanie druku gazety lub publikacji książkowych, których

wydawcą jest Urząd Miasta Zielonka bądź jednostki miejskie,

11.obsługa internetowej transmisji sesji Rady Miasta Zielonka,

12.obsługa informatora sms dla mieszkańców,

13.współpraca z Ośrodkiem Kultury i Sportu przy organizacji imprez i

uroczystości miejskich,

14.organizacja spotkań burmistrza z mieszkańcami,

15.obsługa panelu pytań do burmistrza,

16.udział w uroczystościach i imprezach na terenie Gminy Zielonka celem

przygotowania relacji prasowych.

VI. Ponadto do zadań Wydziału należy:

1. analizowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie zadań wykonywanych

przez Wydział,

2. współpraca z Ośrodkiem Kultury i Sportu, Biblioteką Miejską,

przygotowywanie projektów uchwał w sprawie zmian w statutach,

3. ścisła współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie tworzenia i realizacji

budżetu,

4. współpraca pod względem merytorycznym z Wydziałem Funduszy

Zewnętrznych w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie, a w

przypadku uzyskania środków również przy ich wdrażaniu,

5. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu informacji Publicznej

oraz miejskiej strony internetowej w zakresie pracy wydziału,

6. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego.

§33

Samodzielne stanowisko pracy - audytor wewnętrzny

1. W ramach Urzędu funkcjonuje wyodrębnione, wyspecjalizowane samodzielne

stanowisko pracy audytora wewnętrznego podlegającego bezpośrednio

Burmistrzowi, który zapewnia mu organizacyjną odrębność wykonywania zadań

określonych w ustawie o finansach publicznych,

2. Do zadań audytora wewnętrznego należy:

1) ogół działań, zmierzających do niezależnej i obiektywnej oceny działalności

gminy, której celem jest wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań przez

systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.

2) ocena, o której mowa w ust. 2 pkt 1 dotyczy w szczególności adekwatności,

skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w gminie.

3. Czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego muszą być zgodne

z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie przeprowadzania i

dokumentowania audytu wewnętrznego jak również z Międzynarodowymi

Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, Kodeksem etyki

audytora wewnętrznego i Kartą audytu wewnętrznego w jednostkach sektora

finansów publicznych,

4. Szczegółowy zakres działań audytora wewnętrznego określa regulamin audytu

wewnętrznego w Urzędzie, wydany przez burmistrza w drodze zarządzenia.

§34

Samodzielne stanowisko ds. obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego

Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. obronnych, obrony cywilnej i zarządzania

kryzysowego należy realizacja zagadnień wynikających z właściwych ustaw i przepisów

wykonawczych, a w szczególności:

I. w zakresie spraw obronnych:

1. opracowanie rocznych wytycznych oraz planu w zakresie wykonywania zadań

obronnych;

2. opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, a także

organizowanie szkolenia i prowadzenia dokumentacji szkoleniowej;

3. opracowanie, uzgadnianie i przedkładanie do akceptacji planu operacyjnego

funkcjonowania Miasta, a także stosownych programów obronnych;

4. opracowywanie i uaktualnianie planu przygotowań służby zdrowia gminy na

potrzeby obronne;

5. realizowanie przedsięwzięć związanych z przygotowaniem stanowiska

kierowania Burmistrza zapewniającego realizację zadań obronnych w

wyższych stanach gotowości obronnej państwa;

6. stały dyżur;

7. opracowywanie rocznych planów świadczeń osobistych i doraźnych

świadczeń rzeczowych oraz pozostałych dokumentów z tym związanych;

8. opracowywanie dokumentacji oraz realizowanie innych przedsięwzięć

przygotowawczych do prowadzenia akcji kurierskiej;

9. prowadzenie wszelkich spraw związanych z bezpieczeństwem publicznym tj.

policją, strażą pożarną oraz pozostałymi służbami;

10.Wykonywanie czynności związanych z realizacją ustawy o powszechnym

obowiązku obrony RP w tym przygotowanie list i udział w przeprowadzeniu

kwalifikacji wojskowej. 3)

II. w zakresie spraw związanych z obroną cywilną:

1. opracowanie i nowelizacja planów obrony cywilnej;

2. logistyczne zabezpieczenie magazynu i sprzętu;

3. nadzór nad urządzeniami specjalnymi;

4. realizacja zadań związanych z ukryciem ludności;

5. prowadzenie spraw związanych z Systemem Wykrywania i Ostrzegania

Ludności;

6. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem ludności oraz

upowszechnianie wiedzy w zakresie samoobrony ludności;

7. organizacja formacji obrony cywilnej;

8. wyznaczanie zakładów opieki zdrowotnej zobowiązanych do udzielania

pomocy medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i

zdrowia oraz nadzorowanie przygotowania tych zakładów do niesienia tej

pomocy;

9. integrowanie sił obrony cywilnej oraz innych służb, w tym sanitarnoepidemiologicznych

i społecznych organizacji ratowniczych do prowadzenia

akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń

środowiska;

10.opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego dotyczących obrony

cywilnej;

III. w zakresie zadań dotyczących zarządzania kryzysowego:

1. opracowanie, uzgadnianie, przedłożenie do zatwierdzenia oraz aktualizację

gminnego planu reagowania kryzysowego;

2. gromadzenie i przetwarzanie informacji dotyczących infrastruktury krytycznej

oraz opracowanie i wdrożenie procedur na wypadek wystąpienia zagrożeń

infrastruktury krytycznej;

3. organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu

reagowania kryzysowego;

4. koordynacja prac Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;

5. prowadzenie innych spraw związanych z zarządzaniem kryzysowym a

wskazanych we właściwych ustawach i przepisach wykonawczych;

IV. Ponadto do zadań stanowiska należy:

1. współpraca w sytuacjach kryzysowych z Ochotniczą Strażą Pożarną;

analizowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie zadań wykonywanych

przez pracownika ds. obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego;

1a. koordynowanie ze strony Urzędu pracą kierowców OSP;3)

2. współpraca ze Skarbnikiem w zakresie przekazywania mu danych

dotyczących warunków technicznych niezbędnych do wniosków o kredyty i

pożyczki ;

3. ścisła współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie realizacji budżetu;

4. przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu informacji Publicznej

oraz miejskiej strony internetowej;

5. prowadzenie innych spraw zleconych przez przełożonego.

6. Zaplanowanie i koordynowanie działań związanych z zapewnieniem

bezpieczeństwa na kąpielisku „Glinianki”,

7. Prowadzenie zadań związanych z planowaniem i funkcjonowaniem

monitoringu wizyjnego miasta; 3)

§35

Pełnomocnik ds. informacji niejawnych

1. Do zadań pełnomocnika ochrony zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. (Dz. U.

Nr 182, poz.1228) należy:

1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków

bezpieczeństwa fizycznego;

2) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane

informacje niejawne;

3) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności

szacowanie ryzyka;

4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie

tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej, raz na trzy lata) kontrola

ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;

5) opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika jednostki

organizacyjnej, planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej,

w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego i nadzorowanie jego

realizacji;

6) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;

7) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych

postępowań sprawdzających;

8) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę

w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które

posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym

odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;

9) przekazywanie odpowiednio ABW lub SKW do ewidencji, danych z

prowadzonego wykazu osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych,

a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub

wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;

2. Pełnomocnik ds. informacji niejawnych nadzoruje pracę inspektora bezpieczeństwa

teleinformatycznego oraz administratora systemu , którzy tworzą „pion ochrony” w

zakresie wskazanym w ustawie o ochronie informacji niejawnych z dnia 5 sierpnia

2010 r. (Dz. U. Nr 182, poz.1228).

3. Pełnomocnik ds. ochrony podlega bezpośrednio Burmistrzowi.

§36

Samodzielne stanowisko ds. kontroli zarządczej

Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. kontroli wewnętrznej należy realizacja

zagadnień wynikających z właściwych ustaw i przepisów wykonawczych a w

szczególności:

1. przeprowadzanie kontroli kompleksowych (obejmujących pełną działalność kontrolowanej jednostki) i problemowych (obejmujących wyodrębnione zagadnienia w poszczególnych jednostkach) jednostek organizacyjnych gminy i gminnych osób prawnych oraz poszczególnych komórek Urzędu wg rocznego planu kontroli i ustalonego zakresu kontroli,
2. przeprowadzanie kontroli doraźnych (dotyczących poszczególnych spraw),
3. stosowanie przejrzystych i czytelnych procedur kontroli,
4. przedstawianie sprawozdań z wyników kontroli i sposobu wykorzystania ich ustaleń,
5. kontrola zgodności z prawem, przepisami wewnętrznymi, przyjętymi strategiami i procedurami w zakresie działalności jednostki,

6. kontrola systemów finansowych,

7. analiza i ocena środków kontroli w jednostce,

8. wprowadzanie dobrej praktyki w zarządzaniu,

9. rekomendowanie usprawnień w dziedzinie środków kontroli i osiągania wyników,

10.badanie gospodarności i efektywności w ramach procesów, systemów i jednostek

organizacyjnych,

11.identyfikacja przypadków marnotrawstwa i braku wydajności,

12.doradzanie w sprawach lepszych metod osiągania celów,

13.zabezpieczenie majątku przed defraudacją i wykrywanie jej przypadków,

14.badanie jakości i uczciwości zarządzania,

15.ścisła współpraca z Komisją Rewizyjną Rady Miasta,

16.analizowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie wykonywanych zadań,

17.doskonalenie wiedzy zawodowej;

18.analizowanie zmian w przepisach w zakresie zadań wykonywanych przez

pracownika ds. kontroli wewnętrznej;

19.przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej oraz

miejskiej strony internetowej;

20.opracowywanie rocznego planu kontroli na dany rok;

Samodzielne stanowisko ds. kontroli zarządczej podlega bezpośrednio Burmistrzowi.

§36a

Wydział Prawny 1)

1. Do zadań wydziału należy zapewnienie obsługi prawnej pracownikom urzędu oraz w

razie konieczności pracownikom jednostek organizacyjnych gminy, informowanie

pracowników urzędu o istotnych zmianach w przepisach prawa w zakresie działania

poszczególnych wydziałów, a ponadto także w szczególności:

1) Sprawowanie pomocy prawnej w pełnym zakresie ustawowej działalności gminy

poprzez:

a) udzielanie porad prawnych,

b) sporządzanie opinii prawnych,

c) pomoc przy opracowywaniu projektów aktów prawnych, umów, decyzji

administracyjnych i dokumentów związanych z działalnością gminy.

2) Parafowanie aktów, o których mowa w pkt. c.

3) Występowanie w imieniu gminy, przed sądami i urzędami w granicach

pełnomocnictwa udzielonego przez burmistrza (zastępstwo prawne i procesowe),

4) Informowanie burmistrza o zmianach w systemie prawnym dotyczącym

samorządu terytorialnego oraz o biegu spraw spornych toczących się przed

sądami i innymi organami administracji publicznej,

5) Konsultowanie z burmistrzem konieczności ponoszenia kosztów w związku z

prowadzona obsługą prawną (wpisy sądowe, opłaty notarialne, honoraria

tłumaczy przysięgłych, wynagrodzenia biegłych),

6) Uczestniczenie w sesjach Rady Miasta,

7) Udzielanie pomocy, w razie konieczności, pracownikom innych jednostek

organizacyjnych gminy,

8) Nadzór prawny nad egzekucją należności pieniężnych,

9) Prowadzenie rejestru spraw sądowych i opinii prawnych urzędu,

10)Prowadzenie akt podręcznych spraw sądowych i przechowywanie ich ,

11)Prowadzenie całokształtu spraw związanych z dostępem do informacji publicznej

udzielanych na wniosek;3)

2. Wydział podlega bezpośrednio Burmistrzowi.

3. Koordynacją pomocy prawnej w wydziale zajmuje się radca prawny wskazany przez

Burmistrza.

§36b

Samodzielne stanowisko ds. windykacji, egzekucji administracyjnej i współpracy z podmiotami zewnętrznymi 3)

1.  Do zadań Samodzielnego stanowiska ds. windykacji, egzekucji administracyjnej i

współpracy z podmiotami zewnętrznymi należy egzekucja administracyjna w

zakresie należności pieniężnych z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami

komunalnymi, dla których Burmistrz jest właściwy do ich ustalania i pobierania i

windykacji niepodatkowych należności pieniężnych w zakresie działania innych

wydziałów urzędu, a w szczególności:

1) w zakresie egzekucji administracyjnej

2) badanie prawidłowości otrzymanych tytułów wykonawczych i dopuszczalności

egzekucji administracyjnej,

3) prowadzenie egzekucji administracyjnej,

4) zabezpieczenie należności publiczno-prawnych podlegających egzekucji

administracyjnej,

5) orzekanie w sprawach egzekucji administracyjnej,

6) prowadzenie ewidencji tytułów wykonawczych i innych ewidencji związanych z

prowadzoną egzekucją administracyjną,

7) współpraca z innymi organami egzekucyjnymi,

w zakresie windykacji niepodatkowych należności budżetu miasta:

1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z windykacją należności,

wystawianie upomnień, wezwań do zapłaty oraz wystawianie tytułów

wykonawczych, zgłoszeń wierzytelności oraz sporządzanie wniosków o wpis do

hipoteki a nie przewidzianych w zakresie działania innych wydziałów urzędu,

2) prowadzenie windykacji zaległości należności niepodatkowych we współpracy z

pozostałymi wydziałami urzędu,

3) wykonywanie zadań z zakresu postępowania mandatowego – rejestracja

mandatów, kontrola wpływów, wystawianie tytułów wykonawczych oraz

kierowanie niezapłaconych należności do egzekucji administracyjnej;

4) kierowanie wniosków do właściwego komornika sądowego w przypadku

niezrealizowania wyroku sądowego, celem wszczęcia egzekucji,

5) stały monitoring spraw kierowanych do egzekucji komorniczej,

6) opracowywanie i kierowanie wniosków do sądu celem ustanowienia hipoteki

zabezpieczającej wierzytelność Miasta,

7) podejmowanie działań mających na celu wpisanie dłużnika do właściwego

rejestru,

8) prowadzenie spraw związanych z zawieszeniem egzekucji, umorzeniem

postępowania egzekucyjnego oraz umorzeniem kosztów egzekucyjnych;

ponadto do zadań specjalisty należy:

1) opracowywanie informacji statystycznych w zakresie swojego działania,

2) w zakresie transportu lokalnego:

Prowadzenie kompleksowe spraw związanych z lokalnym transportem

zbiorowym.

3) przygotowanie umów na dostawę energii elektrycznej oraz rozliczanie

miesięcznego zużycia energii elektrycznej dla potrzeb oświetlenia drogowego;

4) współpraca z PWiK sp. z o.o. oraz PGK sp. z o.o.,

5) analizowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie wykonywanych zadań,

6) sporządzanie sprawozdań i analiz z zakresu działania stanowiska

7) przygotowanie informacji i ich aktualizacja do Biuletynu Informacji Publicznej oraz

miejskiej strony internetowej,

8) wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego;

2. Samodzielne stanowisko ds. windykacji i egzekucji administracyjnej podlega

bezpośrednio Burmistrzowi.

Rozdział 7

§37

Kontrola zarządcza

Sposób prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Zielonka i jednostkach

organizacyjnych Gminy Zielonka oraz zasady jej koordynacji określa odrębne

zarządzenie Burmistrza.

Rozdział 7a

§37a

Zarządzanie jakością

1. W urzędzie funkcjonuje system zarządzania jakością zgodnie z normą PN-EN ISO

9001:2009 zwany dalej SZJ.

2. Opracowanie, wdrożenie i utrzymanie systemu jest obowiązkiem i wymaga udziału

oraz współpracy wszystkich pracowników Urzędu.

3. Osobą odpowiedzialną za ustanowienie, wdrożenie i utrzymanie systemu jest

Pełnomocnik ds. SZJ – Sekretarz Miasta, który podlega bezpośrednio Burmistrzowi

Miasta i posiada uprawnienia niezbędne do właściwego wykonania prac związanych

z wdrożeniem systemu.

4. Zadania Pełnomocnika ds. SZJ :

1) Współpraca z konsultantem i jednostką certyfikującą,

2) Planowanie środków potrzebnych na wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie SZJ,

3) Planowanie działań dotyczących opracowania i aktualizacji dokumentacji SZJ,

4) Planowanie i organizowanie szkoleń dotyczących SZJ,

5) Opracowanie i aktualizacja wykazu dokumentów SZJ,

6) Nadzór merytoryczny nad treścią procedur,

7) Opracowanie i aktualizacja Księgi SZJ oraz Procedur Systemowych,

8) Konsultacje z użytkownikami procedur w trakcie ich wdrażania oraz w okresie ich

funkcjonowania,

9) Identyfikowanie problemów dotyczących dokumentowania i funkcjonowania SZJ i

ich rozwiązywanie,

10)Bieżące informowanie Burmistrza o skuteczności funkcjonowania systemu

zarządzania jakością ,

11)Opracowywanie planu auditów wewnętrznych oraz koordynacja pracy auditorów

wewnętrznych,

12)Inicjowanie działań korygujących, zapobiegawczych i weryfikacja ich

skuteczności,

13)Przygotowywanie materiałów na przeglądy zarządzania.

5. Czynności w zakresie opracowania i aktualizacji funkcjonującej dokumentacji

systemu realizują osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary zgodnie z

informacjami zawartymi w dokumentacji systemowej.

Rozdział 8

Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych

spraw z zakresu administracji publicznej, skarg i wniosków

§38

1. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu oraz wnoszone ustne do protokołu

podlegają zarejestrowaniu w Rejestrze Skarg i wniosków, zwanym dalej Rejestrem

prowadzonym przez Biuro Obsługi Interesanta.

2. Zasady postępowania w sprawach wnoszonych przez mieszkańców oraz terminy ich

załatwiania określa Kodeks postępowania administracyjnego oraz odpowiednie

przepisy szczególne.

2a.Klasyfikacja pisma jako skargi lub wniosku następuje zgodnie z dekretacją Radcy

prawnego Urzędu.

3. Pracownicy Urzędu są obowiązani do sprawnego, rzetelnego i terminowego

rozpatrywania skarg i wniosków, natomiast ich bezpośredni przełożeni

odpowiedzialni są za nadzór nad zgodnym z prawem rozpatrywaniem skarg.

4. Burmistrz przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek

w godzinach w godzinach 14.00 –17.30. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują

interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

5. Kopie skarg i wniosków oraz odpowiedzi rejestruje się i składa w Rejestrze.

6. Nadzór i kontrolę nad prawidłowym i terminowym załatwianiem skarg i wniosków

sprawuje w imieniu Burmistrza - Sekretarz Miasta.

Rozdział 9

Postanowienia końcowe

§39

Osoby sprawujące bezpośredni nadzór nad poszczególnymi komórkami organizacyjnymi

Urzędu ustalają szczegółowe zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności

podległych pracowników wraz z obowiązkiem zastępowania współpracowników podczas

ich nieobecności w Urzędzie.

§40

Zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta w Zielonce dokonuje się na

podstawie Zarządzenia Burmistrza.

Burmistrz Miasta Zielonka

/ - /

Grzegorz Dudzik

Załącznik nr 1

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Miasta Zielonka

Schemat Organizacyjny Urzędu Miasta Zielonka

Burmistrz

Zastępca

Burmistrza

Sekretarz Miasta

/Pełnomocnik ds. SZJ/

Skarbnik

Pełnomocnik ds.

ochrony informacji

niejawnych

Samodzielne

Stanowisko ds.

obronnych, Obrony

Cywilnej i Zarządzania

Kryzysowego

Samodzielne

stanowisko

ds. audytu

wewnętrznego

Samodzielne

stanowisko

ds. kontroli zarządczej

Wydział Inwestycji,

Zarządu Dróg i

Zamówień

Publicznych

Wydział ds.

Funduszy

Zewnętrznych

Wydział

Zagospodarowania

Przestrzennego i

Gospodarki

Nieruchomościami

Urząd Stanu

Cywilnego

Wydział Spraw

Społecznych

Wydział Administracji i

Informatyki

+ Biuro Obsługi

Interesanta

Wydział

Organizacyjny

+ Biuro Rady Miasta

Wydział Finansowy

Wydział Prawny

Wydział Ochrony

Środowiska

Samodzielne stanowisko ds.

windykacji, egzekucji

administracyjnej i

współpracy z podmiotami

zewnętrznymi

Zarządzenie nr 10/15

Burmistrza Miasta Zielonka

z dnia 27 stycznia 2015 r.

w sprawie zmiany regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielonka

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie

gminnym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

W regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Zielonka, ogłoszonym Zarządzeniem

Nr 166/13 Burmistrza Miasta Zielonka z dnia 24 grudnia 2013 r. (tekst jednolity),

wprowadza się następujące zmiany:

W § 38 ust. 4 otrzymuje następujące brzmienie:

4. Burmistrz przyjmuje mieszkańców w sprawach skarg i wniosków w pierwszy

i czwarty poniedziałek miesiąca w godzinach 14.00-20.00, natomiast w drugi

i trzeci poniedziałek miesiąca w godzinach 14.00 – 17.30. Burmistrz przyjmuje

mieszkańców w jedną wyznaczoną uprzednio sobotę miesiąca w godzinach

podanych do publicznej wiadomości. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują

interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy

Urzędu.

§ 2

Pozostałe zapisy zarządzenia pozostają bez zmian.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Zielonka.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta Zielonka

/ - /

Grzegorz Dudzik